TUGAS 2 Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Pengolah Kata (Word Processing)

Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik (komputer) yang secara otomatis  menyediakan banyak fasilitas yang diperlukan untuk menyiapkan, menyimpan, dan mencetak dokumen (seperti surat, naskah buku, jurnal, paper, dsb).Sistem pengolah kata menggunakan perangkat lunak yang disebut wordprocessor. Perangkat lunak ini menyiapkan fasilitas untuk meng-edit dokumen, seperti pemindahan kata/kalimat, perbaikan, penghapusan, pengubahan format halaman, penggabungan dokumen, pencetakan, dan sebagainya. Ketika software sudah diaktifkan maka naskah dari dokumen mulai diketik melalui keyboard masuk kedalam memory komputer, dokumen ini dapat di-edit, dan dapat disimpan, dan dibaca kembali pada akan diperbaiki atau ditambah isinya. Ketika diperlukan dalam bentuk cetakan maka dokumen tersebut dapat dicetak pada printer.

Beberapa software pengolah kata yang populer adalah MS-Word™ produk Microsoft, Openoffic e-Writer yang merupakan software gratis, dan WordPerfect™  . Pada hakekatnya banyak sekali perangkat lunak pengolah kata yang sudah diciptakan dan  setiap software tersebut tentu memiliki keunggulan dan juga kelemahan, user dapat memilih  salah satu dari paket perangkat lunak untuk digunakan. Perlu ditekankan disini bahwa setiap  software memiliki karakteristik tertentu yang belum tentu dimiliki oleh software yang lain  sehingga file-nya pada umumnya tidak dapat dipertukarkan. 

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain, Pengolah kata dipakai untuk membuat kontrak penjualan.

Surat Elektronik (Electronic Mail)

Surat elektronik atau yang biasa dikenal dengan istilah E-Mail adalah penggunaan peralatan elektronik (computer) yang berada dalam dalam suatu jaringan ( seperti LAN atau internet) untuk menyampaikan surat ke computer lainnya. Setiap orang yang memiliki E-mail harus memiliki E-Mail Account pada suatu penyedia e-mail ( mail server provider ) dan diberi alamat surat elektronik misalnya : arie_eljugador@rocketmail.com. Dan penyedia layanan ini akan menyediakan sebuah kotak surat untuknya (mailbox). Ketika seseorang mengirim e-mail ke suatu alamat, maka surat itu akan disampaikan ke mailbox yang sesuai dengan alamat tersebut. Penerima e-mail akan menerima surat ini saat dia membuka mailboxnya.suatu perangkat lunak aplikasi yang digunakan untuk mengelola e-mail misalnya adalah Microsoft Outlook dan Pegasus E-mail. Bentuk lain dari surat elektronik adalah pemakaian SMS ( Short Message System ) pada telepon seluler ( Ponsel), dimana penyedia layanan menyediakan mailbox bagi setiap pelanggan dan SMS secara otomatis dikirim ke ponsel penerima pada saat ponsel-nya aktif.

Surat Bersuara (Voice Mail)

Voice Mail serupa dengan E-mail bedanya E-mail mengharuskan surat/ pesan diketik sedangkan voice mail mengharuskan pesan direkam dalam bentuk suara kemudian disimpan pada mailbox penerima pesan. System voice mail menggunakan computer yang menyediakan mailbox bagi setiap penggunanya., surat yang direkam akan diubah ke digital kemudian disimpan dalam mailbox storage ( Hard disk ), ketika penerima membuka mailboxnya, maka pesan suara digital diubah kembali ke suara analog dan diperdengarkan isinya. Dan kita menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada kita.

Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)

Kalendar Elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan dan mengakses calendar acara/ kegiatan para pimpinan. Perangkat lunak calendar elektronik biasanya terpadu dengan software E-mail ( misalnya Microsoft Outlook ) dengan fasilitas memasukkan kegiatan harian, meng-edit kegiatan, memeriksa kembali, mencetak kembali dan memberi alarm ( remainder) pada kegiatan penting dll. Kalender elektronik dapat dipasang dalam jaringan sehingga memungkinkan kolaborasi jadwal beberapa pimpinan/staff, misalnya akan diadakan rapat maka program kalender dapat  memeriksa semua jadwal yang ada sehingga dapat dipilih waktu luang dimana setiap orang  bisa hadir. Walau demikian acara tertentu bisa di-proteksi sehingga tidak bisa diakses oleh  orang lain.

Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

Konferensi Suara (Audio Conferencing)

Konferensi audio (audio conferencing) adalah pemanfaatan fasilitas komunikasi suara dua arah (telepon, PABX) untuk melakukan percakapan yang melibatkan lebih dari 2 orang secara paralel, bersamaan. Berbagai kelebihan konferensi audio adalah sebagai berikut:

- Biaya peralatan untuk konferensi audio dapat terjangkau, karena umumnya organisasi  sudah memiliki fasilitas komunikasi suara.

- Pada umumnya orang lebih bebas mengemukakan pendapatnya bila tidak bertatap muka langsung, berbicara hanya melalui telepon.

- Mengurangi biaya dan waktu transportasi untuk berkumpul disatu tempat, karena peserta bisa berada ditempatnya masing-masing.

Ketika suatu konferensi audio akan dilakukan maka seseorang harus bertindak sebagai  moderator agar dapat mengatur pembicaraan dan dapat memberi kesempatan pada setiap peserta.

Konferensi Video (Video Conferencing

Konferensi video (video conferencing) adalah pemanfaatan peralatan video (TV) untuk  mem-fasilitasi pertemuan para peserta konferensi dari lokasi geografis yang berjauhan, misalnya pertemuan para anggota kabinet yang sebagian sedang berada di Washington, DC,  Amerika Serikat dan sebagian lagi berada di Jakarta. Walau konferensi video bisa menghemat biaya perjalanan, banyak perusahaan tidak termotivasi untuk menggunakan-nya hanya untuk alasan tersebut, tetapi lebih kepada kemungkinan melibatkan peserta (staff dan manager) yang lebih banyak dari tempat berbeda untuk bisa ikut dalam pengambilan keputusan. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.

Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

1. Video satu arah dan audio satu arah

2. Video satu arah dan audio dua arah

3. Video dan audio dua arah

Facsimile (FAX)

Faksimili sering disingkat menjadi FAX merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mengirim dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain melalui saluran telepon. Mesin Fax pengirim men-scan dokumen menjadi sinyal analog dan kemudian mentransmisikan sinyal ini melalui saluran komunikasi (telepon), setelah sampai di tujuan mesin Fax penerima akan mengubah sinyal ini menjadi cetakan dokumen pada kertas. Dewasa ini komputer dapat dilengkapi dengan modem dan perangkat lunak fax sehingga dapat mengirim dokumen yang dibuat dengan pengolah kata sebagai dokumen fax.

Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel nya dan pengoperasian hampir sama dengan  mengoperasikan mesin fotocopy.

Videotext

Videotex adalah pemanfaatan komputer untuk menampilkan berbagai informasi (terutama teks) pada berbagai layar monitor agar banyak orang bisa melihatnya. Sebagai contoh monitor yang menampilkan harga saham di Bursa Effek, atau melalui jaringan komputer ke monitor beberapa orang, adalah pemakaian videotex. Suatu organisasi dapat menggunakan videotex untuk menyebarkan informasi umum organisasi-nya sehingga semua staf dapat melihatnya tanpa perlu bertanya lagi. Beberapa perusahaan menyediakan videotex yang bisa diakses melalui internet, misalnya Dow Jones News/Retrieval Service menyediakan informasi bisnis dan harga-harga saham diberbagai bursa effek.

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

Pencitraan (Imaging)

Pencitraan adalah proses pengubahan dan penyimpanan dokumen dalam bentuk citra. Peralatan pencitraan pada umumnya disebut scanner, namun ada dua jenis scanner, yaitu photo-scanner dan character-scanner (Optical Character Recognition / OCR). Scanner mengubah dokumen menjadi bit atau pulsa digital sehingga dapat disimpan dalam file komputer. Kualitas dari photo-scanner ditentukan oleh kemampuannya merepresentasi gambar dalam bintik cahaya, sehingga diukur dalam satuan dots per inch (dpi). Sebagai contoh suatu scanner dengan 1600 dpi, berarti satu inchi persegi dari gambar diubah menjadi 1600 bintik. Bintik ini kemudian diubah menjadi pixel (picture element) ketika ditampilkan di monitor komputer. OCR pada prinsipnya men-scan karakter pada kertas dan mengubahnya menjadi byte untuk disimpan dalam komputer. Selain dengan scanner, kini pencitraan dapat dilakukan juga dengan kamera digital dimana objek yang ditangkap oleh lensa diubah menjadi citra digital dalam bentuk bit atau pixel. Pada dasarnya semakin besar pixel yang bisa dihasilkan oleh kamera pada saat mengambil gambar semakin baik kualitas gambar digital yang dihasilkan.Kini ponsel yang dilengkapi dengan kamera digital mampu mengubah objek menjadi 2 sampai 3 juta (mega) pixel, sedangkan kamera professional seharusnya memiliki kemampuan diatas 8 juta pixel.

Desktop Publishing

Desktop Publishing adalah pemanfaatan komputer untuk melakukan proses pembuatan dokumen cetak dengan kualitas yang mendekati mesin offset atau typesetter. Perangkat lunak desktop publishing dilengkapi dengan berbagai fasilitas untuk mengatur letak (layout) hasil cetakan, mengubah jenis dan ukuran huruf, mengatur dan memperbaiki tampilan gambar, dan sebagainya. Monitor yang digunakan untuk desktop publishing biasanya dipilih yang resolusi-nya tinggi sehingga dengan fasilitas WYSIWYG (what you see is what you get) maka apa yang tampil di monitor persis dengan hasil cetakan-nya nanti.

Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.